Makhluk hidup merupakan makhluk sosial yang membutuhkan orang lain dalam kehidupannya. Begitu pula untuk soal pekerjaan dan bisnis, anda butuh bantuan orang lain agar pekerjaan menjadi lebih ringan. Dalam soal pekerjaan, seorang pemimpin membutuhkan manager, dan menager membutuhkan staff sebagai tim untuk melakukan pekerjaan dengan cara memberi pendelegasian. Namun, seringkali dalam pendelegasian itu terjadi perselisihan yang diawali dari komunikasi yang kurang baik.

Dalam membuat pendelegasian itu artinya memberi wewenang kepada oranglain untuk melakukan sesuatu yang harusnya anda lakukan sebagai pemimpin atau manager. Namun, meskipun tugas atau pekerjaan anda dikerjakan orang lain, accountability atau tanggung jawab penuhnya tetap di tangan anda sebagai pemimpin. Hanya saja, responsibility atau rasa tanggung jawab bersama saja yang berpindah ke karyawan anda.

Sebagai contoh yang mudah, dalam pembuatan laporan bulanan mengenai kinerja sebuah perusahaan atau departemen yang merupakan tugas seorang manager. Namun, di lain sisi bukan berarti manager tersebut sendiri yang harus membuat laporannya. Bisa juga yang membuat laporannya adalah sekretarisnya, supervisor ataupun yang sudah ditugaskan oleh managernya. Meskipun laporan itu dibuat oleh staff, seluruh akuntibilitas dan ketepatan waktu dalam soal penyelesaian ada di tangan manager. Jadi, manager memberikan deadline kepada staff untuk mengerjakan laporan sambil mengecek tugas itu sudah sesuai atau belum.

Ada beberapa orang lebih nyaman jika melakukan segalanya sesuatu sendiri, padahal ada beberapa pekerjaan yang akan lebih efektif jika dilakukan oranglain. Keengganan untuk mendelegasikan tugasnya ke orang lain bisa terjadi karena beberapa faktor diantaranya faktor kepercayaan dan faktor kekhawatiran. Ada beberapa orang yang mengeluh karena melakukan tugas dari pagi sampai malam, hal ini merupakan salah satu contoh dari orang yang gagal dalam melakukan pendelegasian. Dalam pendelegasian pun tak semuanya bisa anda limpahkan ke karyawan atau staff anda, ada beberapa hal yang harus anda perhatikan. Ada beberapa contoh atau tugas yang bisa anda delegasikan, diantaranya adalah sebagai berikut!

  • Semua pekerjaan yang sudah menjadi bagian dari runitinas, yang apabila diukur nilainya akan lebih rendah jika dikerjakan oleh orang lain
  • Semua pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak

 

Nah, untuk mendelegasikan pun membutuhkan cara yang efektif agar komunikasi antara anda dan karyawan dapat berjalan dengan baik. Ada beberapa cara efektif yang bisa anda lakukan terlebih dahulu yakni berikut ini!

    • Berikan penjelasan tentang nilai tugas dan kenapa mereka yang terpilih untuk menyelesaikannya. Pastikan untuk mendapatkan komitmen dari mereka yang diberi tugas.
    • Sampaikan permintaan yang sesuai dan hasil yang diharapkan secara jelas dan terperinci
    • Sediakan sumber daya yang dia butuhkan
    • Berikan dukungan dan kewenangan yang tepat
    • Tampilkan keyakinan anda dan tindak lanjuti sesuai dengan kebutuhan
    • Pujilah mereka jika tugas atau pekerjaan sudah diselesaikan dengan baik

Metode Pembagian Tanggung Jawab Paling Efektif yang Bisa Anda Coba!

Untuk membuat delegasi yang efektif, maka anda harus mengerti cara pembagian tanggung jawab secara objektif. Salah satu metodologi yang seringkali digunakan untuk memetakan peranan dan tanggung jawab adalah konsep RACI (Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed). Secara harafiah, raci merupakan suatu metode sederhana yang bisa digunakan untuk menjelaskan peran dan kewajiban secara makro (antar fungsi) maupun secara mikro (antar individu) dalam organisasi perusahaan.

 

RACI

 

Infografis tentang Matrik RACI

 

    • RResponsible, yaitu orang yang melakukan tugas atau pekerjaan. Responsible pada dasarnya adalah pelaksana tugas.
    • AAccountable, yaitu orang yang bertanggung jawab pada suatu tugas atau pekerjaan dan memiliki wewenang untuk memutuskan suatu permasalahan atau perkara. Accountable yang dimaksud disini pada dasarnya adalah Penanggung Jawab dan Pengambil keputusan.
    • CConsulted, yaitu orang yang memberikan masukan, pendapat atau Kontribusi ketika diperlukan pada tugas atau pekerjaan tersebut. Consulted pada dasarnya adalah Konsultan ataupun penasehat.
    • IInformed, yaitu orang yang perlu mengetahui tindakan dan hasil ataupun keputusan yang telah diambil.

 

Apa sih Fungsi dan Kegunaan Metode RACI dalam Perusahaan yang anda kelola?

 

Fungsi dari RACI sangat berguna bagi organisasi maupun perusahaan yang anda kelola, antara lain beberapa berikut ini!

    • Menjadi tool untuk melakukan identifikasi beban kerja yang ditugaskan
    • Anda bisa memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
    • Membantu untuk memastikan bahwa anggota baru dijelaskan peran dan tanggung jawab
    • Anda bisa menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek
    • Membantu untuk mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik
    • Alur kerja RACI bersifat terbuka dalam menyelesaikan konflik dengan diskusi
    • Bisa mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi

Untuk mengaplikasikan metode RACI dalam suatu Perusahaan, anda harus melakukan beberapa langkah agar metode RACI berjalan sesuai dengan keinginan dan hasilnya akan menjadi lebih maksimal. Ada 5 langkah yang bisa anda lakukan yakni sebagai berikut!

 

5 Langkah Penggunaan Metode RACI dalam Perusahaan anda!

 

Infografis Langkah-Langkah Melakukan Metode RACI

 

    • Mengidentifikasikan proses dan fungsi pekerjaan yang diinginkan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. Selidiki dan pelajari secara keseluruhan proses permasalahan itu secara objektif untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai
    • Mengidentifikasikan peran dan fungsi pekerjaan yang harus dilakukan, mengidentifikasikan pula pihak-pihak yang akan terkena dampak permasalahan tersebut dan siapa yang harus menyelesaikan pekerjaan tersebut
    • Menetapkan orang untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan itu. Manajemen harus membagi peran dan tanggung jawab pada masing-masing individu
    • Mengidentifikasikan orang yang melaksanakan tugas atau pekerjaan (Responsible) dan pihak-pihak yang dimasukkan ke dalam daftar A (Accountable), berikan konsultasi C (Consulted) dan pendapat terhadap mereka yang diberi tugas lalu informasi I (informed) yang sudah dibuat diberikan pada penanggung jawab atau yang menyuruh melakukan tugas itu.
    • Tinjau kembali tugas-tugas yang sudah dikerjakan sehingga tidak akan terjadi penggandaan kerja dan proses.

 

Nah, dalam memberikan pendelegasian pada staff atau karyawan membutuhkan metode khusus agar delegasi yang diberikan dilakukan secara efektif. Anda yang ingin membuka bisnis tentu membutuhkan bantuan orang lain, metode RACI sangat cocok untuk anda terapkan agar bisnis anda dapat berjalan sesuai dengan planning atau rencana yang dilakukan secara transparan dan diskusi yang matang. karena metode RACI membantu pembagian tanggung jawab secara adil karena melibatkan beberapa karyawan. Semoga artikel ini bermanfaat untuk anda ya sahabat. Bersama Deprintz, Buat Usaha Jadi Mudah!

Share Artikel ini

Related Post